Papo rápido: XML – E se eu perder?

A resposta é simples: Multa!

Mas por quê?

Porque , segundo a legislação, o emitente, destinatário e transportadora (quando houver) deverão armazenar as NF-es de todas as operações realizadas pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda de documentos fiscais e, quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Então basta fazer backup!

Não! O uso de formas baratas como cd’s, pendrives ou banco de dados além de arriscado cumpre apenas uma parte do processo : o armazenamento!

Uma parte? E tem mais?

Sim, ainda é de responsabilidade do emitente da NF-e garantir a entrega do arquivo XML aos demais envolvidos na operação bem como validação da integridade do conteúdo e autenticidade da nota junto a SEFAZ.

Minha empresa envia o XML por e-mail, não preciso me preocupar .

Errado! Embora possa parecer improvável, é comum situações de envio do arquivo eletrônico por e-mail que nunca chegam , já que estes podem ser classificados como spam ou, ainda, podem se perder em meio a outros e-mails de uma caixa de entrada “abarrotada”. Em outras palavras, sua empresa não garantiu a entrega .

O que pode acontecer se eu enviar um XML e ele não chegar?

Seu cliente poderá ser penalizado e sua empresa também !

Sou destinatário/transportadora e armazeno todas as notas recebidas. Não preciso me preocupar.

Para quem recebe uma nota fiscal ainda cabe verificar sua validade, ou seja, a autenticidade da NF-e e a existência de sua Autorização de Uso, tenha ele recebido o arquivo digital ou o DANFE acobertando o transporte da mercadoria. Outra situação que muitas empresas não observam é a checagem da validade da nota eletrônica após sete dias da sua emissão. Muitos emitentes cancelam as notas dentro deste período sem, contudo, comunicar o evento ao destinatário! Isso coloca ambas as empresas em situação irregular novamente.

Na minha empresa usamos um aplicativo emissor gratuito, ele faz tudo isto?

A resposta é curta , não! E este é um cenário extremamente preocupante, pois tais aplicativos, em geral, não realizam o envio de e-mail das notas ao destinatário e sequer possuem uma base de dados que armazene seus arquivos digitais.

Como resolver todas estas obrigatoriedades?

Alternativas mais seguras envolvem estrutura de Servidores ou DataCenters com rotinas de backup e segurança contra quedas de energia, ferramentas automatizadas para a validação da autenticidade da NF-e, alertas de chegada de novos arquivos, entre outros.

Mas investir em tudo isto é muito caro!

Pensando nisto a Tecnospeed criou o Portal Storage . Trata-se de uma ferramenta que reúne todas estas funcionalidades de forma a atender às obrigatoriedades da legislação e que ainda oferece: painéis de gerenciamento, áreas exclusivas para emitentes, destinatários e transportadoras.

O Portal Storage conta com toda uma infra-estrutura de DataCenters profissionais com processo de Backup periódico e espelhamento de servidores . Tudo com o intuito de garantir, ao Contribuinte, seja ele Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, destinatário ou transportadora, o cumprimento da legislação vigente e a comodidade de ter acesso às suas informações de qualquer lugar e em qualquer computador, já que trata-se de uma solução web.

Outra característica do Portal Storage é a administração centralizada para várias contas (CNPJ) em que grupos de empresas ou redes de filiais podem armazenar as notas em uma única conta, centralizando os documentos e facilitando a administração.

O Portal Storage ainda monitora contas de e-mail e realiza a recepção e validação dos arquivos de forma automática, simplificando as tarefas do dia a dia. Nele também é possível consultar, visualizar ou fazer o download das notas armazenadas em sua conta de armazenamento.

Todos os arquivos armazenados são submetidos a uma verificação de autenticidade da NF-e , autorização de uso, situação junto à SEFAZ, entre outras. O custo para tudo é muito baixo e pode partir de R$ 0,12, chegando à R$ 0,03 por nota arquivada, permanecendo disponível durante todo o período previsto na legislação! Um valor diversas vezes menor que os R$ 237,00 da multa aplicada ao contribuinte por nota perdida ou não apresentada.

Eu preciso ter o Emissor de NF-e da Tecnospeed para utilizar o Portal Storage?

Não! O Portal Storage é destinado à todos os contribuintes que, de uma forma ou de outra, estão inseridos no projeto NF-e, independente da solução que utiliza para emitir seus documentos fiscais eletrônicos.

Muitas empresas emissoras de nota fiscal eletrônica ainda não têm estes processos funcionando de forma automatizada em seu negócio. Fato que acarreta em perda de produtividade desnecessária. Outras empresas sequer executam os processos de validação e armazenamento dos documentos fiscais e estão criando um potencial passivo fiscal que uma hora ou outra podem comprometer o andamento de suas atividades.

Garanta já a segurança de seus documentos fiscais de forma eficiente e acessível com o Portal Storage da Tecnospeed .

TecnoSpeed

"Mais software, menos esforço"