Ser mais produtivo não é uma questão de ter mais tempo para produzir, não é se tornar um trabalhador compulsivo, não é deixar de passar tempo com a família para trabalhar mais, não é deixar o trabalho invadir os fins de semana e tomar as horas da noite adentro. Ser mais produtivo é questão de maximizar os recursos, de fazer o melhor uso e a gestão equilibrada do tempo vs qualidade .

E o que acontece se a cada vez que você precisa de um dado de um relatório você demora meia hora para conseguir encontrá-lo? E se o seu computador está tão cheio de dados antigos que começa a demorar 5 minutos para abrir um editor de texto? E se você precisa encontrar um documento/contrato feito há 2 meses atrás que ficou no seu e-mail? E se você tem a sua caixa de entrada do correio eletrônico cheia e não recebeu o e-mail que o seu cliente mandou pedindo socorro e ele decidiu cancelar pela sua falta de assistência?

Parecem coisas pequenas, situações cotidianas que não merecem nossa atenção em comparação com todas as tarefas importantes e preocupações que temos todos os dias. Mas já parou para pensar quanto tempo perdemos com esses detalhes? Quantas vezes você para ao longo do dia pra procurar um documento, um objeto, um e-mail? E se todo esse tempo fosse revertido em produtividade? E se você gastasse uma hora a menos todos os dias pra executar as mesmsas tarefas porque não teve interferências? Essa hora faria diferença?

O objetivo de metodologias como o Programa 5S visam o aumento de produtividade através da eliminação de desperdício e organização, promovendo a saúde, o bem-estar e auto-disciplina para manter a ordem das coisas.

Mais do que manter uma bela estética, é importante pensar em como aplicar os 5 Sensos de forma a que estes impactem diretamente na produtividade, na eliminação de defeitos, na qualidade do serviço e na economia dos recursos.

É importante pensar no Senso de Utilização para ter somente os arquivos necessários, eliminar o que não serve mais ou que é redundante. Quando você mantém a sua caixa de entrada somente com os e-mails importantes, a busca por um documento é muito mais eficaz do que tentar lembrar do nome e utilizar a busca do correio eletrônico. Isso também pode ser aplicado às tarefas: ela é realmente necessária?

O Senso de Organização é o complemento do Senso de Utilização. Após separar somente aquilo que é realmente útil, organização melhora a agilidade de escolher o que é necessário no momento. Se a sua caixa de entrada só contém os e-mails importantes, e se ela é ainda separada por assuntos, a probabilidade de você achar o que você precisa em menor tempo é muito maior. Organizar os documentos que você usa diariamente perto de você faz com que você tenha um esforço muito pequeno para encontrá-los. Quando você organiza os documentos no seu computador, separa os que são úteis dos que não são, você diminui o espaço em disco ocupado, melhora o desempenho do processador e acha o que precisa facilmente.

Quando você seleciona o que precisa, organiza de forma que você consiga se encontrar mais rápido, só resta utilizar o Senso de Descarte para eliminar tudo o que não se encontra neste cenário. Realizar o descarte de documentos antigos também é um ponto importante, relatórios antigos, documentos que já não tem mais uso. Se pode ser útil para outra pessoa, ofereça a ela. Se não é mais útil para você e não há nenhuma obrigatoriedade legal em manter o documento, descarte-o. Com o descarte, a organização salta aos olhos, o ambiente melhora e a estética dele também.

Para implantação dos últimos 2 Sensos é necessário que os três primeiros estejam consolidados , sejam entendidos e melhorias tenham sido observadas, gerando engajamento dos colaboradores. O Senso de Saúde e o Senso de Autodisciplina são aplicados no intuito de promover a saúde e o bem estar e promover o enraizamento do programa através de treinamento e auto-disciplina. A diminuição do stress, a melhor organização do tempo e a interiorização dos sensos como disciplina diária são algumas das propostas da aplicação dos últimos dois sensos. O que torna-se parte da rotina deixa de ser considerado uma atividade custosa. Quando se vê os benefícios, o compromisso torna-se maior.

Treinamento contínuo é crucial! É importante capacitar as pessoas para que entendam , observem os benefícios e pratiquem diariamente. Quando há engajamento, as pessoas promovem melhorias no processo intuitivamente, deixando de ser um esforço só da organização ou de um único responsável. Promovendo a colaboração entre as pessoas, o ambiente torna-se melhor, o trabalho flui facilmente e a comunicação tende a ser eficiente. Por isso mais do que pensar na sustentabilidade através de ações externas, é necessário entender como ela pode ser decisiva na cultura e prosperidade da sua empresa.