Quem nunca disse que gostaria de fazer um projeto e não tem tempo ? Ou que sentiu que o dia passou e que nada foi feito apesar de ter ficado o tempo todo ocupado ? Ou ainda que trabalha demais e não tem tempo para o lazer ?

Essas são as características mais comuns de pessoas que não administram o seu tempo, que trabalham contra o relógio e que gostariam de 30 horas por dia para fazer tudo o que precisam, apesar de que se tivessem, iam continuar sem tempo suficiente. Existem milhares de metodologias de administração de tempo, mas no final nós precisamos de coisas práticas. De algo fácil de se manter, de um método onde o tempo de planejamento não seja o mesmo usado para o desenvolvimento do projeto.

Vamos começar respondendo algumas perguntas básicas:

  • Você sabe onde você gasta o seu tempo? Quando pergunto se você sabe, é se você sabe mesmo, em quais atividades você aplica o seu tempo. Não vale dizer: trabalhando! Se a gente não sabe o que demanda mais tempo não vai saber identificar onde melhorar. Você passa mais tempo com atividades de rotina, organizando o seu ambiente para realizar tarefas, ou executando? Lembre-se:   estar ocupado não significa ser produtivo . As vezes você passa o dia no trabalho, mas o maior tempo é gasto entre uma tarefa e outra, ou acaba ficando o dia todo ocupado tentando realizar várias tarefas em paralelo e não consegue desenvolver nenhuma.
  • Você sabe dizer não? Existem tarefas em que não há negociação: ou nós desenvolvemos ou ninguém terá competência suficiente para desenvolver. Apesar disso, há tantas outras em que só aceitamos e tentamos a qualquer custo realizar, mesmo que elas não caibam na nossa agenda. O resultado é trabalhar depois do expediente, viver ansioso e estressado com a quantidade de tarefas por realizar. Aprender a dizer não ajuda a priorizar o seu tempo e ainda ajuda no desenvolvimento de outras pessoas com a delegação das tarefas. Quando você delega, dá um voto de confiança na competência de alguém, além de descobrir novos talentos. Lembre-se: Delegar não é passar todas as tarefas chatas para outras pessoas, é sim entender que outras pessoas tem tanto ou mais competência que você na realização de determinada tarefa.
  • Você sabe o que NÃO fazer? Estranhou a pergunta? É assim mesmo. Todos temos projetos, atividades, sabemos o que precisamos fazer. Mas e o que não fazer? Ou melhor, como não fazer?
  1. Não definir metas;
  2. Não priorizar as suas tarefas;
  3. Alterar constantemente a prioridade das coisas;
  4. Não se ajustar à mudanças;
  5. Fazer tudo e não delegar;
  6. Trabalhar em um ambiente desorganizado, tanto real quanto virtual;
  7. Interromper o trabalho o tempo todo para checar e-mails e atender o telefone;
  8. Se deixar interromper por outras pessoas e fazer tudo o que pedem na hora, sem priorizar as atividades;
  9. Não gastar tempo com leitura ou pesquisa com metodologias ou ferramentas que possam aumentar a agilidade do trabalho.

Utilizando aquela velha metáfora de que “Tempo é dinheiro” temos também a analogia quando queremos poupá-los. Para poupar dinheiro, você primeiro descobre quanto gasta e onde gasta pra então descobrir onde pode reduzir ou até mesmo cortar. Com o tempo também é assim. Após aplicar os três passos acima, você deu o primeiro passo: a consciência. Pense a respeito, faça suas próprias listas e entenda onde você aplica o seu bem mais precioso, só assim você está pronto para o próximo passo: a organização.